15 лет работы СЭД «ДЕЛО» в органах власти Алтайского края: от автоматизации канцелярии до межведомственного электронного документооборота

С начала 2000-х в органах исполнительной власти Алтайского края поэтапно внедряется система автоматизации управления документами и деловыми процессами на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС (г. Москва). Исполнителем данного проекта является компания «КС-Консалтинг». Сегодня в единой системе электронного документооборота (ЕСЭД) органов исполнительной власти края работает около 1200 пользователей. Администрация Алтайского края подключена к Системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО), а также является участником пилотного проекта, предусматривающего отправку в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации документов, подписанных электронной подписью Губернатора Алтайского края.

От локальных систем к единой базе данных

Алтайский край одним из первых субъектов РФ принял систему «ДЕЛО» в качестве базовой платформы для автоматизации документооборота в региональных властных структурах. Создание единого информационного пространства и общей базы данных, в которой сегодня работают органы власти края, происходило постепенно. Проект начинался с внедрения локальных систем. Первыми пользователями СЭД «ДЕЛО» стали специалисты общего отдела Администрации края, а также подразделения, отвечающие за документооборот в Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций.

В дальнейшем количество организаций, использующих СЭД «ДЕЛО», постепенно увеличивалось. В аппарате Администрации края к системе подключались новые пользователи, причем не только из общего отдела, но и из других подразделений. Также расширялся и функционал – в частности, было внедрено поточное сканирование (позволило ускорить процессы пересылки электронных копий документов в подразделения), начато использование электронной подписи (ЭП).

Качественно новый этап развития СЭД органов власти края начался в 2009 году, после принятия в эксплуатацию корпоративной сети передачи данных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края (КСПД). Эта сеть позволила организовать взаимодействие локальных систем документооборота в режиме совместной работы. По каналам КСПД карточки зарегистрированных документов, поручения и отсканированные тексты из Администрации края направлялись в органы исполнительной власти и местного самоуправления, где они регистрировались в СЭД в автоматическом режиме. При этом каждая организация продолжала пользоваться собственной базой документов.

Переход к единой базе данных произошел в 2012 году в соответствии с утвержденным распоряжением Администрации края «Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края». В основу функционирования ЕСЭД положен принцип однократной регистрации документов без перерегистрации при передаче между организациями и подразделениями. Все участники ЕСЭД перешли на унифицированные технологии работы с управленческими документами.

В 2013 году СЭД «ДЕЛО» в Алтайском крае дополнено подсистемой, которая позволяет автоматически размещать информацию о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, в «Личных кабинетах» заявителей. Модуль для интеграции системы электронного документооборота «ДЕЛО» с сайтом Президента России www.kremlin.ru разработан специалистами компании «КС-Консалтинг». Заявители получили доступ в раздел «Личный кабинет», где размещаются результаты рассмотрения их обращений в Интернет-приемную Президента Российской Федерации и в Интернет-приемную Администрации Алтайского края на сайте www.altairegion22.ru.

Единая система электронного документооборота: как это работает

В 2014 году постановлением Администрации края установлено равенство собственноручной подписи и электронной подписи в СЭД, что позволяет реализовать электронное взаимодействие в полном объеме. В апреле 2014 года утверждена новая инструкция по делопроизводству. Положения данной инструкции формально закрепили правила и требования к работе в ЕСЭД.

В настоящее время к ЕСЭД подключены все структурные подразделения аппарата Администрации края, 22 органа исполнительной власти края, Постоянное представительство Алтайского края при Правительстве Российской Федерации, Член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от Алтайского края – представитель от исполнительного органа государственной власти, Уполномоченный по правам человека в Алтайском крае, Управление по обеспечению мероприятий в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности в Алтайском крае, 10 подведомственных организаций, 70 администраций городских округов и муниципальных районов Алтайского края.

Обмен документами между участниками ЕСЭД организован в электронном виде. К регистрационной карточке (РК) прикрепляется файл отсканированного документа в формате PDF, с которым и работают пользователи системы. Оформляются также и электронные поручения. В связи с организацией опубликования документов на Интернет-портале правовой информации (pravo.gov.ru) в 2014 году начато оформление в СЭД «ДЕЛО» регистрационных карточек проектов документов (РКПД) для нормативных правовых актов Администрации края: разработчик документа создает РКПД правового акта, подлежащего опубликованию, и прикрепляет к ней файл в формате DOC, который заверяется ЭП руководителя. В настоящее время ЭП также используется для подписания файлов в РКПД (в том числе при смене версий) документов, направляемых на подпись Губернатору Алтайского края.

Часть руководителей структурных подразделений Администрации и органов исполнительной власти края рассматривают документы и вносят поручения в электронном виде. Для этого помощником (секретарем) вводится в РК проект поручения к документу, который потом утверждается и рассылается. Руководители используют различные клиенты – подсистему «ДЕЛО-Web» (ее предпочитает большинство руководителей, работающих в СЭД), стандартный десктопный клиент, а также «АРМ Руководителя RT» (мобильное приложение для устройств на Windows).

Межведомственное взаимодействие и планы на будущее

Очередным этапом развития региональной системы документооборота органов власти стала организация межведомственного взаимодействия в электронном виде с организациями-участниками МЭДО. Комплекс работ для подключения ЕСЭД Алтайского края к системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти был проведен в 2014 году. В настоящее время организовано взаимодействие по МЭДО без досылки документов на бумажном носителе со следующими организациями: Администрация Президента Российской Федерации, Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации; ряд субъектов РФ: Администрация Костромской области, Правительство Омской области, Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа. Список организаций, с которыми организовано взаимодействие, постоянно расширяется. Кроме того, в крае реализуется пилотный проект по направлению в Государственную Думу документов, подписанных ЭП Губернатора Алтайского края.

В настоящее время пользователями СЭД «ДЕЛО» являются 100% сотрудников аппарата Администрации края и около 60% должностных лиц органов исполнительной власти. В текущем году планируется увеличить их количество до 80%, для чего были закуплены дополнительные рабочие места (веб-клиенты). Всего системой охвачено около 1200 пользователей.

Как отмечают специалисты заказчика, в настоящее время ЕСЭД на базе системы «ДЕЛО» позволяет закрыть все актуальные потребности по автоматизации документально ориентированных деловых процессов в органах власти региона. Существует ряд задач, которые планируется реализовать в ближайшем будущем. В частности, рекомендована к внедрению в приемных заместителей Губернатора Алтайского края и структурных подразделениях Администрации края подсистема «Мониторинг документов». Данный модуль, разработанный компанией «КС-Консалтинг» и расширяющий встроенные в СЭД «ДЕЛО» функции информирования пользователей, позволит оперативно уведомлять помощников, секретарей и ответственных за делопроизводство в подразделениях о поступлении документов, требующих срочного рассмотрения и исполнения. Также планируется начать использование ЭП руководителей для подписания документов, направляемых по МЭДО. В связи с тем, что Администрация края включена в пилотную зону для перехода на схему обмена документов по МЭДО в новом формате (МЭДО 2.7), требуется обновление модуля взаимодействия.

Другие направления развития ЕСЭД – это дальнейшее увеличение количества рабочих мест, организация обмена электронными документами между ЕСЭД и системами электронного документооборота администраций г. Барнаула и г. Бийска с использованием сервера электронного взаимодействия, а также обновление СЭД «ДЕЛО» до версии 15.3.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, ЭОС