Администрация города Губкинский является лидером среди муниципальных образований ЯНАО в сфере внедрения информационных технологий направленных на повышение эффективности местного самоуправления. Об этом свидетельствует тот факт, что с января 2009 года в органах местного самоуправления города согласование внутренних документов ведется только в электронном виде.
В мае 2009 года компания «Байкалсистем» приступила к реализации проекта по автоматизации кадрового делопроизводства в Администрации города Губкинский, основными целями которого стали:
• формирование штатной структуры органов местного самоуправления с учетом иерархии подчиненности подразделений и иерархии должностей; • учет должности и отдела сотрудника по штату и по фактическому состоянию; • контроль наличия вакантных должностей при приеме и перемещениях сотрудников; • ведение резерва кадров; • ведение информации об отпусках; • расчет стажа работника; • ведение истории изменения оклада работника.
Дополнительно заказчиком были поставлены задачи по интеграции внедряемой системы кадрового делопроизводства с уже существующей в Администрации города системой электронного документооборота и системой «1С: Зарплата и кадры».
Решение задачи по внедрению началось с полного исследования текущих процессов, обследования тех систем, с которыми предстоит интегрировать систему кадрового делопроизводства, выявления требований и потребностей будущих пользователей системы.
Исходя из анализа потребностей заказчика, была выбрана система «КАДРЫ», которая в максимальной степени удовлетворяет требованиям оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом.
В июне 2009 года была осуществлена поставка 11 рабочих мест системы «КАДРЫ». Тестовая эксплуатация системы прошла достаточно успешно, с Заказчиком были согласованы все необходимые компоненты и справочники, обучение пользователей было завершено в плановые сроки.
Одна из задач текущего этапа работ – формирование отчетов, необходимых Заказчику, создание фирменных бланков МО Губкинский, и прочие небольшие доработки, которые решаются в режиме текущего времени.
На завершающем этапе планируется ряд работ по интеграции системы «КАДРЫ» с действующими в Администрации системой электронного документооборота и системой бухгалтерского учета.