Компания «КС-Консалтинг» автоматизировала документооборот в КГБУЗ «Краевая стоматологическая поликлиника»

«Краевая стоматологическая поликлиника» (г. Барнаул) перевела документооборот в электронный формат на базе системы «Дело». Работы по внедрению СЭД и обучению пользователей провели специалисты компании «КС-Консалтинг», партнера разработчика системы на территории Западной Сибири и Дальнего Востока.

Потребность в цифровизации документооборота сегодня актуальна для всех государственных бюджетных учреждений, и сфера здравоохранения не исключение. Но стремление отказаться от бумажных копий документов в данном случае было продиктовано не только общим курсом на цифровизацию, но и желанием самого руководства поликлиники идти в ногу со временем, и в перспективе работать преимущественно с электронными оригиналами.

Ситуация до начала проекта

До внедрения СЭД поликлиника вела традиционный документооборот без использования каких-либо программ. Документы и поручения регистрировали в бумажных журналах, а затем секретарь отправлял поручения сотрудникам по электронной почте. Контроль исполнения поручений не был реализован в журнальном формате, и был отдан на откуп самим сотрудникам.

Поэтому автоматизации требовала вся цепочка работы с документами: регистрация, доведение до исполнителя и ознакомление, контроль исполнения поручений, согласование проектов.

Выбор системы электронного документооборота

В качестве решения для автоматизации была выбрана система электронного документооборота «Дело» разработчика «Электронные Офисные Системы». К этому моменту в организации уже использовали одно рабочее место в этой системе для взаимодействия с Министерством здравоохранения Алтайского края.

Процесс внедрения и обучения

После обследования процессов документооборота было решено автоматизировать 17 рабочих мест. Обучение пользователей работе с подсистемой «Дело-Web» разбили на 2 этапа. Сначала курс прослушали сотрудники, которым предстояло работать в СЭД в качестве исполнителей поручений. После индивидуальное обучение прошли сотрудники отдела кадров, секретарь и главный врач. Затем в течение 3 дней все пользователи работали в системе под надзором специалистов отдела внедрения «КС-Консалтинг» и могли задавать интересующих их вопросы.

Результаты проекта

В результате внедрения доступ к системе получили 17 сотрудников поликлиники. В электронный формат переведены следующие этапы документооборота:

  • регистрация документов и поручений;
  • отправка поручений исполнителям, ознакомление с поручениями;
  • работа со служебными записками;
  • согласование проектов приказов и исходящих писем.

Помимо лицензий гарантированного обслуживания для удобства редактирования документов приобретено 5 лицензий приложения EOS Desktop Service.

В перспективе руководство поликлиники рассматривает возможность полностью отказаться от бумажных оригиналов и использовать для утверждения документов электронную подпись.

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, КС-Консалтинг, ЭДО